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Contratos - Manual do Fiscal

 

Módulo de Contrato

               SIPAC

Manual do Fiscal

              Sumário

 

 

PARTE I - INSTRUÇÕES GERAIS............................................................................................................... 3

      RECOMENDAÇÕES.............................................................................................................................. 3

     PERFIS DE ACESSO (GRUPOS DE PAPÉIS)........................................................................................3

     ACESSANDO O MENU "FISCALIZAÇÃO".............................................................................................. 3

            Acesse o SIPAC................................................................................................................................ 3

             Acesse o menu............................................................................................................................. ...3

PARTE II - FISCALIZAÇÃO, NOTAS FISCAIS E PROCESSO DE PAGAMENTO....................................... 4

             Registrando ocorrências.................................................................................................................. 4

             Cadastrando notas fiscais para um contrato.................................................................................... 5

             Cadastrando processo de pagamento............................................................................................. 7

 


 
PARTE I - INSTRUÇÕES GERAIS

RECOMENDAÇÕES

  • Sempre utilize o navegador Firefox (versão mais atual) para acessar os sistemas do SIG (SIGP, SIPAC, SIGAA, etc.);
    • Se você não possui o Firefox instalado no computador institucional que você utiliza, solicite ao departamento de informática de seu campus ou pólo que ele seja instalado;
    • Se você não está conseguindo atualizar o seu Firefox, solicite auxílio ao departamento de informática de seu campus ou pólo.
  • Nunca salve links diretos para os sistemas do SIG;
    • Não salve atalhos em Favoritos (Bookmarks) ou Área de Trabalho;
    • Sempre acesse os sistemas do SIG através do portal do IFPA (http://www.ifpa.edu.br).
  • Autentique-se com login e senha de rede (são os mesmos que você utiliza para acessar o seu e-mail institucional).
PERFIS DE ACESSO (GRUPOS DE PAPÉIS)
  • CONTRATOS - FISCAL: Permite efetuar a fiscalização de um contrato específico durante um período específico.

OBS.: ESTA PERMISSÃO É ATRIBUÍDA PELA PROAD.

ACESSANDO O MENU "FISCALIZAÇÃO

Acesse o SIPAC

  • Acesse o portal do IFPA, clique em SIPAC (no menu da direita)
  • Clique em Entrar no Sistema (no canto superior direito)
  • Informe seu usuário e senhas (os mesmos do e-mail institucional);
  • Clique em Entrar .

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Acesse o menu

  • Clique em "Portal Admin." (no canto superior direito);
    • Ou Clique em "Módulos" (no canto superior direito) e depois clique em "Contratos";
  • No menu "Contratos", selecione o sub-menu "Fiscalização" .

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PARTE II - FISCALIZAÇÃO, NOTAS FISCAIS E PROCESSO DE PAGAMENTO

Durante o prazo de fiscalização do contrato é necessário registrar ocorrências. Além disso, uma ou mais notas fiscais podem ser atribuídas ao contrato, estas são necessárias para gerar o termo de solicitação processo de pagamento que será anexada a um processo no IFPA.

OBS.: O processo já precisa estar protocolado e em tramitação nas unidades.

Registrando ocorrências

  • No menu "Contratos" , opção "Fiscalização" > Incluir Ocorrência .
    • Informar o número e ano do contrato;
    • Clicar em "Buscar Contrato" ;
    • Data e descrição da ocorrência;
      • Opcionalmente, informar documentos associados e providências a serem tomadas;
      • Opcionalmente, anexar um documento digitalizado;
    • Clicar em "Cadastrar" ;
    • Verificar a mensagem de sucesso.

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Cadastrando notas fiscais para um contrato
OBS.: Este procedimento possui várias etapas e a informação só salva após a última etapa.
  • No menu "Contratos" , opção "Fiscalização > Gestão Pagamento > Adicionar Nota Fiscal" .
    • Identifique o contrato desejado na lista apresentada e clique no botão "Selecionar Contrato" da linha correspondente;
    • Na tela seguinte, informar o Tipo de Nota, Série, Número, Valor da Nota, Data de Emissão;
    • Se disponível, informar Data de Atesto e anexar documento digitalizado da nota fiscal;

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    • Caso 1: Nota Fiscal referente a um mês específico:
      • Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor total destinado para a unidade beneficiada;
        • Ex.1: R$ 15.000,00 referentes ao serviço na REITORIA durante o mês de MARÇO de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes a categoria de despeza EQUIPAMENTOS e R$10.000,00 foram referentes a categoria de despeza PRODUTOS;

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    • Caso 2: Nota Fiscal referente a vários meses:
      • Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada, informe o valor por mês e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor por mês e a soma dos valores por mês deve ser igual ao valor destinado para a unidade beneficiada;
      • Depois clique no botão "+" Adicionar;
      • Repita o procedimento para cada mês a ser detalhado;
        • Ex.2: R$ 10.000,00 referentes ao servi o no CAMPUS ANANINDEUA durante os meses de FEVEREIRO e MAR˙O de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes ao mês de FEVEREIRO e R$ 5.000,00 ao mês de MAR˙O. Sendo que R$ 2.000,00 foram referentes a categoria de despeza EQUIPAMENTOS e R$ 3.000,00 foram referentes a categoria de despeza PRODUTOS;

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    • Clique em Inserir Unidade Beneficiada ;
    • Repita o procedimento para cada valor referente a cada unidade a ser detalhada;
    • Clique em Inserir Nota ;
    • Repita o procedimento para cada nota fiscal que deseja cadastrar para este contrato;

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    • Clique no botão "Continuar >>" ;
    • Na tela seguinte, será exibido um resumo dos valores do contrato por unidade e o saldo que ficará restante, bem como a síntese as notas fiscais informadas;
    • Clique no botão "Confirmar" .

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Cadastrando processo de pagamento

Cada processo de pagamento é composto por uma ou mais notas fiscais. Sendo assim, é impossível registrar processo de pagamentos antes de cadastrar as notas fiscais no SIPAC.

  • No menu "Contratos" , opção "Fiscalização > Gestão Pagamento > Cadastrar Processo de Pagamento" .
    • Identifique o contrato desejado na lista apresentada e clique no botão "Selecionar Contrato" da linha correspondente;
    • Na lista de notas fiscais serão exibidas as notas referentes a esta consulta;
    • Clique no ícone "Selecionar" da nota que deve compor o processo de pagamento;
      • Caso mais de uma nota seja necessária, repita o procedimento para cada nota fiscal desejada;
      • Cada nota selecionada irá ficar na cor vermelha;
    • Após selecionar todas as notas desejadas, clique em "Continuar >>" ;
    • Na tela seguinte, informe o número do protocolo que o processo de pagamento irá ser anexado;
      • Opcionalmente é possível colocar observações que irão compor o documento final gerado pelo SIPAC;
    • Clique em "Continuar >>" ;

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    • Na tela seguinte, verifique se as informações estão corretas e clique em "Confirmar" ;
    • Na tela seguinte, clique em "Imprimir Despacho para Pagamento" ;
    • Na tela seguinte, será apresentado o documento a ser impresso;
    • Clique em "Imprimir" ou utilize a tecla de atalho "Ctrl + P" ;
    • Anexe o documento impresso ao processo e prossiga com a tramitação do processo.

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