Contratos - Manual do Fiscal

Módulo de Contrato

               SIPAC

Manual do Fiscal

              Sumário

PARTE I - INSTRUÇÕES GERAIS............................................................................................................... 3

      RECOMENDAÇÕES.............................................................................................................................. 3

     PERFIS DE ACESSO (GRUPOS DE PAPÉIS)........................................................................................3

     ACESSANDO O MENU "FISCALIZAÇÃO".............................................................................................. 3

            Acesse o SIPAC................................................................................................................................ 3

             Acesse o menu............................................................................................................................. ...3

PARTE II - FISCALIZAÇÃO, NOTAS FISCAIS E PROCESSO DE PAGAMENTO....................................... 4

             Registrando ocorrências.................................................................................................................. 4

             Cadastrando notas fiscais para um contrato.................................................................................... 5

             Cadastrando processo de pagamento............................................................................................. 7

PARTE I - INSTRUÇÕES GERAIS

RECOMENDAÇÕES

• Sempre utilize o navegador Firefox (versão mais atual) para acessar os sistemas do SIG (SIGP, SIPAC, SIGAA, etc.);
  • Se você não possui o Firefox instalado no computador institucional que você utiliza, solicite ao departamento de informática de seu campus ou pólo que ele seja instalado;
  • Se você não está conseguindo atualizar o seu Firefox, solicite auxílio ao departamento de informática de seu campus ou pólo.
• Nunca salve links diretos para os sistemas do SIG;
  • Não salve atalhos em Favoritos (Bookmarks) ou Área de Trabalho;
  • Sempre acesse os sistemas do SIG através do portal do IFPA (http://www.ifpa.edu.br).
• Autentique-se com login e senha de rede (são os mesmos que você utiliza para acessar o seu e-mail institucional).

PERFIS DE ACESSO (GRUPOS DE PAPÉIS)

• CONTRATOS - FISCAL: Permite efetuar a fiscalização de um contrato específico durante um período específico.

OBS.: ESTA PERMISSÃO É ATRIBUÍDA PELA PROAD.

ACESSANDO O MENU "FISCALIZAÇÃO

Acesse o SIPAC

• Acesse o portal do IFPA, clique em SIPAC (no menu da direita)
• Clique em Entrar no Sistema (no canto superior direito)
• Informe seu usuário e senhas (os mesmos do e-mail institucional);
• Clique em Entrar .

Acesse o menu

• Clique em "Portal Admin." (no canto superior direito);
  • Ou Clique em "Módulos" (no canto superior direito) e depois clique em "Contratos";
• No menu "Contratos", selecione o sub-menu "Fiscalização" .

PARTE II - FISCALIZAÇÃO, NOTAS FISCAIS E PROCESSO DE PAGAMENTO

Durante o prazo de fiscalização do contrato é necessário registrar ocorrências. Além disso, uma ou mais notas fiscais podem ser atribuídas ao contrato, estas são necessárias para gerar o termo de solicitação processo de pagamento que será anexada a um processo no IFPA.

OBS.: O processo já precisa estar protocolado e em tramitação nas unidades.

Registrando ocorrências

• No menu "Contratos" , opção "Fiscalização" > Incluir Ocorrência .
  • Informar o número e ano do contrato;
  • Clicar em "Buscar Contrato" ;
  • Data e descrição da ocorrência;
    • Opcionalmente, informar documentos associados e providências a serem tomadas;
    • Opcionalmente, anexar um documento digitalizado;
  • Clicar em "Cadastrar" ;
  • Verificar a mensagem de sucesso.

Cadastrando notas fiscais para um contrato

OBS.: Este procedimento possui várias etapas e a informação só salva após a última etapa.

• No menu "Contratos" , opção "Fiscalização > Gestão Pagamento > Adicionar Nota Fiscal" .
  • Identifique o contrato desejado na lista apresentada e clique no botão "Selecionar Contrato" da linha correspondente;
  • Na tela seguinte, informar o Tipo de Nota, Série, Número, Valor da Nota, Data de Emissão;
  • Se disponível, informar Data de Atesto e anexar documento digitalizado da nota fiscal;

• • Caso 1: Nota Fiscal referente a um mês específico:
    • Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor total destinado para a unidade beneficiada;
      • Ex.1: R$ 15.000,00 referentes ao serviço na REITORIA durante o mês de MARÇO de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes a categoria de despeza EQUIPAMENTOS e R$10.000,00 foram referentes a categoria de despeza PRODUTOS;

• • Caso 2: Nota Fiscal referente a vários meses:
    • Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada, informe o valor por mês e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor por mês e a soma dos valores por mês deve ser igual ao valor destinado para a unidade beneficiada;
    • Depois clique no botão "+" Adicionar;
    • Repita o procedimento para cada mês a ser detalhado;
      • Ex.2: R$ 10.000,00 referentes ao servi o no CAMPUS ANANINDEUA durante os meses de FEVEREIRO e MAR˙O de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes ao mês de FEVEREIRO e R$ 5.000,00 ao mês de MAR˙O. Sendo que R$ 2.000,00 foram referentes a categoria de despeza EQUIPAMENTOS e R$ 3.000,00 foram referentes a categoria de despeza PRODUTOS;

• • Clique em Inserir Unidade Beneficiada ;
  • Repita o procedimento para cada valor referente a cada unidade a ser detalhada;
  • Clique em Inserir Nota ;
  • Repita o procedimento para cada nota fiscal que deseja cadastrar para este contrato;
    

• • Clique no botão "Continuar >>" ;
  • Na tela seguinte, será exibido um resumo dos valores do contrato por unidade e o saldo que ficará restante, bem como a síntese as notas fiscais informadas;
  • Clique no botão "Confirmar" .

Cadastrando processo de pagamento

Cada processo de pagamento é composto por uma ou mais notas fiscais. Sendo assim, é impossível registrar processo de pagamentos antes de cadastrar as notas fiscais no SIPAC.

• No menu "Contratos" , opção "Fiscalização > Gestão Pagamento > Cadastrar Processo de Pagamento" .
  • Identifique o contrato desejado na lista apresentada e clique no botão "Selecionar Contrato" da linha correspondente;
  • Na lista de notas fiscais serão exibidas as notas referentes a esta consulta;
  • Clique no ícone "Selecionar" da nota que deve compor o processo de pagamento;
    • Caso mais de uma nota seja necessária, repita o procedimento para cada nota fiscal desejada;
    • Cada nota selecionada irá ficar na cor vermelha;
  • Após selecionar todas as notas desejadas, clique em "Continuar >>" ;
  • Na tela seguinte, informe o número do protocolo que o processo de pagamento irá ser anexado;
    • Opcionalmente é possível colocar observações que irão compor o documento final gerado pelo SIPAC;
  • Clique em "Continuar >>" ;

• • Na tela seguinte, verifique se as informações estão corretas e clique em "Confirmar" ;
  • Na tela seguinte, clique em "Imprimir Despacho para Pagamento" ;
  • Na tela seguinte, será apresentado o documento a ser impresso;
  • Clique em "Imprimir" ou utilize a tecla de atalho "Ctrl + P" ;
  • Anexe o documento impresso ao processo e prossiga com a tramitação do processo.