Protocolo

SIPAC- SISTEMA INTEGRADO DE PATRIMÔNIO, ADMINISTRAÇÃO E 

CONTRATOS 

MÓDULO DE PROTOCOLO 

MANUAL DE OPERAÇÃO 

Versão 1.0 – Dezembro/2012 

 

Caro Gestor, 

Este manual de operação tem por objetivo instruí-lo sobre os procedimentos a serem observados durante o acesso e navegação no módulo “Protocolo” do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos disponibilizado pelo IFPA. 

Esperamos que atenda a suas necessidades e contamos desde já com a sua colaboração para melhorar este manual enviando dúvidas, sugestões e críticas para dtic@ifpa.edu.br . 

Equipe Desenvolvimento da DTIC 

 

1. ACESSO AO SISTEMA SIPAC 

 

Entrando no Sistema 

Procedimento realizado por um usuário para ter acesso às funcionalidades do sistema, devendo informar, obrigatoriamente, nome do usuário e senha correspondente cadastrado na rede, ou seja, a mesma utilizada para acesso à rede e ao e-mail institucional. 

O endereço utilizado para realização de acesso ao sistema é www.sipac.ifpa.edu.br e pode ser feito em qualquer computador com acesso à Internet, dentro ou fora da instituição. Também é possível acessar o sistema a partir do Site do IFPA no endereço www.ifpa.edu.br e selecionar o botão correspondente ao SIPAC, como mostrado abaixo: 

senha, como a seguir:

Caso a tela abaixo  apareça em seu computador, deverão ser adotado os seguintes procedimentos: 

  

Caso os procedimentos descritos na observação não sejam necessários, a tela seguinte será a de login no sistema como mostrado abaixo: 

  

Informe o nome de usuário utilizado para acesso à rede do IFPA, que corresponde a mesma utilizada no email institucional, normalmente representado por nome.sobrenome, e em seguida a senha de rede/e-mail, como a seguir: 

 

seguir. Algumas diferenças podem ocorrer em relação a funções efetivas relacionadas ao servidor, ocorrendo pequenas diferenças em função do cargo/função ocupado pelo servidor. 

 

   

  

A partir desse momento você está pronto para acessar o SISTEMA SIPAC-MÓDULO DE PROTOCOLO 

 

Para usuários que possuem vínculos em razão do cargo, antes da exibição da janela inicial do sistema, serão exibidas opções de acesso para que se defina em qual vínculo deseja manusear o sistema, como mostrado a seguir: 

    

O Sistema de Protocolos é parte do Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (SIPAC) do IFPA. O objetivo é auxiliar a gestão documental na instituição, abrangendo o controle de Processos, Documentos e Memorandos Eletrônicos com informações de registro, conteúdo, tramitações e despachos.  

A finalidade é possibilitar o registro de processos de protocolo, documentos e memorandos eletrônicos, auxiliar operações básicas de autuação, despacho, tramitação entre unidades e arquivamento.  

Um processo é o documento ou o conjunto de documentos que exigem um estudo mais detalhado, bem como procedimentos expressados por despachos, pareceres técnicos, anexos ou ainda, instruções para pagamento de despesas. Assim, o documento é protocolado e autuado pelos órgãos autorizados a executar tais procedimentos. Ele reúne um conjunto de informações que tramitam por várias unidades ao longo do seu desenvolvimento. Cada unidade envolvida tem a possibilidade de incrementar informações no processo.  

Documento é toda informação registrada em um suporte material, suscetível de consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprova fatos, fenômenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época ou lugar. Também podem receber despachos e serem tramitados entre unidades.  

O memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em níveis diferentes. Trata-se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo ou ser empregado para a exposição de projetos, ideias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público.  

tela: 

 

 Abaixo, iremos detalhar, somente os procedimentos mais utilizados para simplificar este Manual .  

1- Como tramitar processos gerados no sistema antigo (SIGA-PROTOCOLO) 

ESCLARECIMENTO:  OS PROCESSOS ANTIGOS FORAM TODOS MIGRADOS PARA O NOVO SISTEMA SIG-IFPA E ALOCADOS NUMA SÓ UNIDADE CHAMADA PROTOCOLO DE MIGRAÇÃO QUE ESTÁ VISÍVEL SOMENTE AOS SERVIDORES QUE POSSUEM CARGO DE DIREÇÃO OU FUNÇÃO GRATIFICADA REGULARMENTE CADASTRADOS NO SIAPE. EM CONSEQUÊNCIA DESTE PROCEDIMENTO, NÃO É POSSÍVEL E NEM NECESSÁRIO REGISTRAR RECEBIMENTO DOS PROCESSOS  NESSE PRIMEIRO MOMENTO, SÓ DEPOIS D’ELE  SOFRER A PRIMEIRA TRAMITAÇÃO.  

   

  

 

 

  

 

 

1.4- No campo PROCESSOS NA UNIDADE escolha o setor PROTOCOLO DE MIGRAÇÃO. A seguir digite o número do processo  no campo destinado e clique em "Consultar" . O sistema fará a busca e o processo  consultado aparecerá na parte inferior da tela como mostrado abaixo: 

 

1.5- Após localizado o processo,  clique na caixa no lado esquerdo da tela para marcar o processo  como na 

 

   1.6-Nesta tela, você terá a opção de consultar o processo detalhado clicando no ícone , cadastrar

 

 

01- Esse procedimento só precisará ser realizado somente uma vez para cada processo. Após a primeira tramitação, o mesmo seguirá seus tramite normais, com recebimentos e envios feitos igualmente ao processos gerados já pelo novo sistema. 

   

Para consultar um processo você pode ter duas opções: 

1- Consulta externa através do site do IFPA-> ABA SERVIÇOS-> OPÇÃO CONSULTA PROCESSOS PROTOCOLO  

 

2- Consulta pelo sistema de protocolo. Após logado no sistema você deverá acessar a Aba CONSULTA/RELATÓRIOS como na figura abaixo: 

 Nessa tela você terá uma variedade de tipos de consulta porém a mais comum é a opção CAPA DE PROCESSO que após ser escolhida, gerará a próxima tela: 

   

Nessa tela, o usuário poderá fornecer vários parâmetros de busca como número do processo, tipo de processo, etc... e clicar no botão BUSCAR  na parte inferior da tela. 

 

Sistema  SIPAC  

Módulo  Protocolo  

Usuários Servidores da Instituição habilitados a realizar o cadastro de processos e/ou documentos protocolados (serviço de protocolo dos campi e da Reitoria) 

Perfil  Cadastrar Protocolo

Esta funcionalidade permite que o usuário realize o cadastro de processos no sistema da Instituição. Para realizar esta operação, acesse o SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Cadastro → Cadastrar Processo.  

O sistema exibirá a seguinte tela, onde é necessário informar os Dados Gerais do Processo que será cadastrado:  

  Caso desista da operação, clique em Cancelar e confirme na janela que será apresentada pelo sistema. Esta operação é válida para todas as telas que apresentem esta função. 

Para retornar à página inicial do módulo, clique no link  . Esta opção é válida sempre que a função estiver disponível.  

Na tela acima, é necessário informar os seguintes dados:  

• Origem do Processo: Selecione a procedência do processo dentre as opções Processo Interno e Processo Externo. Caso a opção Processo Externo seja selecionada, será necessário informar se deseja visualizar o Número do processo no formato 00000.000000/0000-00 (radical.numero/ano-dv) e informar o Número Original do Processo; 

• Tipo do Processo: Selecione o tipo do processo a partir das opções disponibilizadas; 

• Código ou denominação do Assunto do Processo: Ao digitar o código ou as primeiras letras do assunto do processo, o sistema disponibilizará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la; 

• Assunto Detalhado: Informe o assunto detalhado do processo; 

• Natureza do Processo: Escolha dentre as opções Ostensivo e Sigiloso. Optando por selecionar a opção Sigiloso, o sistema automaticamente exibirá um novo campo solicitando o Grau de Sigilo do processo; 

• Observação: Se desejar, insira observações quanto ao processo a ser cadastrado; 

• Destino: Selecione o destino do processo dentre as opções Unidade Sugerida e Outra Unidade. Ao optar por Unidade Sugerida, o sistema disponibilizará uma lista com as 

Unidades de Destino sugeridas, para escolha do usuário. Já ao optar por selecionar a opção Outra Unidade, além do campo Unidade de Destino, um esquema de hierarquia das unidades da Instituição será apresentado. 

• Unidade de Destino: Neste campo, é possível digitar o código ou a denominação da unidade desejada ou selecioná-la no esquema de hierarquia das unidades da Instituição 

disponibilizado pelo sistema. Esta opção é válida em todas as telas em que estiver presente; 

• Tempo Esperado na Unidade de Destino: Informe o tempo de espera, em dias. 

Exemplificaremos o preenchimento dos campos acima da seguinte maneira:  

• Origem do Processo: Processo Interno; 

• Tipo do Processo: Abono de Faltas; 

• Assunto do Processo: 029.11 - CONTROLE DE FREQUÊNCIA LIVROS, CARTÕES, FOLHAS DE PONTO, ABONO DE FALTAS, CUMPRIMENTO DE HORAS EXTRAS; 

• Assunto Detalhado: Abono de faltas do mês de julho; 

• Natureza do Processo: OSTENSIVO; 

• Destino: Outra Unidade; 

• Unidade de Destino 14.10 - COORDENAÇÃO DO CURSO DE ENGENHARIA ELÉTRICA 

(14.10); 

• Tempo Esperado na Unidade de Destino: 02. 

Após informar os dados do processo, clique em Continuar para prosseguir. A seguinte página será carregada:  

  

Clique em Voltar para retornar à página anterior. Esta função será válida sempre que a opção estiver presente. 

 

Nesta tela, é necessário informar ao menos um documento que formalize o processo, documento este que pode ser memorando, ofício, requerimento, entre outros. Para isso, selecione a opção Informar Novo Documento para que um novo documento seja criado no sistema e inserido no processo ou a opção Consultar Documentos Existentes para realizar uma consulta de documentos já cadastrados na base de dados do sistema pela sua unidade e inseri-los ao processo.  

De acordo com a opção selecionada, a tela será carregada de uma forma diferente. Caso a opção selecionada tenha sido Informar Novo Documento, a tela carregada será a exigida na figura anterior. Selecionando esta opção, será necessário informar os seguintes dados do documento:  

• Tipo do Documento: Selecione o tipo do documento que será inserido; 

• Data do Documento: Informe a data de referência do documento ou selecione a partir do calendário virtual disponibilizado pelo sistema ao clicar no ícone  ; 

• Identificador: Insira o número identificador do documento, se desejar; 

• Ano: Especifique o ano de emissão do documento a ser inserido; 

• Unidade de Origem: Se desejar informe o código ou selecione a unidade de origem associada ao documento; 

• Observações: Utilize o espaço em branco fornecido pelo sistema para inserir observações sobre o documento; 

• Anexar Arquivo: Caso deseje anexar determinado arquivo ao documento, clique em Selecionar Arquivo e busque-o em seu computador (todos os tipos de arquivos estão sendo aceitos: .doc/.docx./jpeg/pdf/gif/.xls/html.etc) 

Exemplificaremos com os dados  Tipo do Documento ATESTADO MÉDICO e Data do Documento 04/07/2011. Após informar os dados necessários, clique em Inserir Documento(s). A página será recarregada e na parte de baixo da tela passará a ser exibida a descrição do documento criado da seguinte forma:  

  

  

 

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK para confirmá-la. Optando por confirmar, a seguinte mensagem de sucesso será exibida no topo da página:  

   

De volta à página de inserção de Documentos do Processo, caso opte por selecionar a opção Consultar Documentos Existentes, a tela será recarregada disponibilizando ao usuário a busca por documentos já cadastrados por sua unidade de lotação e que encontram-se na mesma:  

  

Vale ressaltar que estes documentos poderão ser inseridos ao processo em forma de cópia.  

Para realizar a consulta por documentos na unidade, forneça um ou mais dos critérios de busca dispostos pelo sistema e clique em Consultar para realizar a busca. A página com os resultados será prontamente atualizada e os documentos que atendem aos critérios de busca serão exibidos na lista de Documentos Encontrados.  

Se desejar visualizar os detalhes de um dos documentos encontrados, clique no ícone  . O sistema apresentará o Documento no seguinte formato:  

Após inserir todos os documentos desejados, clique em Continuar para dar continuidade ao cadastro do processo. A seguinte página será exibida:  

  

Informe a Categoria do interessado no processo que está sendo cadastrado, dentre as seguintes opções:  

• Servidor da Instituição, que será identificado por sua matrícula SIAPE, sem o código verificador; 

• Aluno da Instituição, que será identificado por sua matrícula (ainda em construção)  

• Credor, ou pessoas físicas ou jurídicas que são interessados em processos de compra e pagamento, por exemplo; 

• Unidade da Instituição; 

• Outros, que podem ser público externo, órgãos internacionais ou qualquer outro interessado que não se adeque às categorias citadas acima. 

Após selecionar a categoria, preencha o nome do interessado. Vale ressaltar que, ao digitar as primeiras letras do nome, o sistema apresentará uma lista contendo as opções disponíveis para escolha. Clique na opção desejada para selecioná-la.

  

Exemplificaremos com a Categoria Servidor e Servidor NOME DO SERVIDOR (00000). Após informar os dados do interessado, clique em Inserir. A página será recarregada da seguinte forma:  

Repita a operação caso deseje adicionar mais interessados ao processo. 

 

  

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Ao optar por confirmar, o interessado será removido da lista de Interessados Inseridos no Processo e a seguinte mensagem de sucesso será disponibilizada no topo da página:   

Após inserir todos os interessados desejados, selecione a opção Enviar e-mail para os interessados a cada movimentação do processo se desejar.  

Para prosseguir com o cadastro do processo, clique em Continuar. A seguinte página será exibida:  

Se desejar anexar alguma arquivo ao Processo será  necessário informar o Nome do documento que será anexado ao processo, sua Descrição e opcionalmente, anexar o Arquivo do documento, clicando em Selecionar Arquivo e selecionando-o dentre os arquivos eletrônicos. Caso não deseje anexar o arquivo eletrônico não utilize a opção “selecionar arquivo” 

Para exemplificar, utilizaremos o Nome: Portaria nº 250/2010 e a Descrição: Cópia da Portaria nº 250/2010, que formaliza o processo. Clique em Anexar para inserir o documento ao processo que está sendo gerado no sistema. O documento passará a constar na lista de Arquivos Anexados ao Processo e uma mensagem de sucesso será exibida no topo da tela, conforme exibido a seguir:  

  Nesse passo poderão ser anexados arquivos ao processo que está sendo cadastrado. Na parte de baixo da página serão mostrados os arquivos incluídos durante sua sessão de cadastramento do processo.

Após anexar os arquivos desejados prossiga o cadastro do processo selecionando a opção "Continuar >>"

  

Clique em Cancelar caso desista da remoção ou em OK se desejar confirmá-la. Caso opte por confirmar a remoção, uma mensagem de sucesso será apresentada pelo sistema:  

  

Após anexar todos os arquivos desejados, clique novamente em Continuar para prosseguir com o cadastro. O sistema o direcionará para a seguinte página:  

  

Informe se desejar Informar Despacho eletrônico para o processo ou Não. Caso opte por informar o despacho, a tela será prontamente atualizada e passará a ser exibida no seguinte formato: 

   

Na tela acima, informe os seguintes dados do despacho que será cadastrado: 

 

• Tipo do Despacho: Selecione o tipo do despacho a ser cadastrado entre as opções Decisório, Ordinatário, Interlocutório ou Saneador; 

• Parecer: Este campo será visualizado apenas para os despachos do tipo Decisório, devendo ser selecionada a opção Favorável ou Desfavorável; 

• Servidor Responsável pelo Despacho: Utilize a lista de servidores fornecida para selecionar aquele responsável pelo despacho; 

• Público: Especifique se o despacho é público selecionando entre as opções Sim ou Não; 

• Forma do Despacho: Optando pela opção Informar Despacho, o sistema disponibilizará um campo onde o texto do despacho poderá ser digitado. Ao optar pela opção Anexar Arquivo, o campo Arquivo será exibido e o o arquivo do despacho deverá selecionar de seu computador, clicando em Selecionar arquivo. 

Exemplificaremos o preenchimento dos dados acima da seguinte forma:  

• Tipo do Despacho: Decisório; 

• Parecer: Favorável; 

• Servidor Responsável pelo Despacho: NOME DO SERVIDOR (000000); 

• Público: Sim; 

• Forma do Despacho: Informar Despacho. 

Após informar os dados necessários, clique em Continuar. Uma nova página será apresentada, contendo os Dados Gerais do Processo.  

Confira os dados do Processo abaixo antes de confirmar o cadastro.

Confira os dados do processo que será cadastrado e, se estiver certo que deseja concluir a operação, clique em Confirmar para confirmar o cadastro. O sistema disponibilizará uma nova página, com a mensagem de confirmação do cadastro no topo:  

Clique em   para imprimir a capa do processo recém-cadastrado, que será exibida no seguinte formato:  

Clique em  Voltar para retornar a página anterior.  

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Para retornar à tela anterior, clique em Voltar.Voltar.  

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Esta funcionalidade permite o recebimento de processos e tem a finalidade de realizar o registro eletrônico do recebimento dos processos entre as unidades. Para registrar o recebimento de um processo, entre no SIPAC → Módulos → Protocolo → Processos → Movimentação → Registrar Recebimento.  

O sistema exibirá uma janela contendo o campo de Consulta de Processos e a lista de Processos Pendentes de Recebimento.  

 

Retornando, mais uma vez, à lista de Processos Pendentes de Recebimento, clique em para devolver um processo para a unidade de origem por não o ter recebido fisicamente. Desta vez, exemplificaremos com o processo 23077.015450/2012-51. A página dos Dados da Devolução será exibida: