SIG - Sistema Integrado de Gestão novo

SIG - Sistema Integrado de Gestão

SIGAA - Sistema Integrado de Gestão de Atividades Acadêmicas

Módulo Extensão

Introdução

O módulo Extensão é um módulo pertencente ao SIGAA e permite gerenciar ações de extensão (cursos, eventos, programas, projetos e produtos), desde a criação de editais, passando pela autorização e avaliação dessas ações, até a término das mesmas, gerenciando participantes e certificados.

O fluxo de trabalho do módulo pode ser vizualizado de acordo com a imagem seguir:

Criação de Edital

O cadastro de um edital é feito pelo Gestor de Extensão. Para acessar o formulário de criação de edital, após logar no SIGAA, o gestor deverá acessar o módulo extensão, clicando no respectivo ícone do menu módulos:

Após acessar o módulo, deve-se clicar na aba CCEP (Coordenação de Cursos, Eventos e Produtos de Extensão) e em seguida no link Cadastrar da seção Editais, como mostra a figura a seguir:

O sistema carrega o formulário de criação de novo edital. Todos campos marcados com  são requeridos. Os campos que contém o ícone  são do tipo data: o usuário clica no ícone e em seguida escolhe uma data no calendário que é exibido na tela. Também é possível passar o cursor do mouse nos ícones  para obter mais informações a respeito do campo a ser preenchido:

É necessário cadastrar pelo menos uma restrição de submissão por edital. As restrições de um edital aparecem na seção LISTA DE RESTRIÇÕES CADASTRADAS do formulário. Para cadastrar uma restrição, o usuário deve preencher os dados da seção RESTRIÇÕES PARA SUBMISSÃO DE AÇÕES NESTE EDITAL e em seguida clicar no botão Adicionar Regra, como mostra a figura abaixo:

Após preencher todos os campos corretamente, o usuário clica no botão Cadastrar para registrar um novo edital no sistema. Se não houverem erros, o edital será cadastrado e o sistema exibirá a tela contendo a listagem de editais, conforme mostra a imagem a seguir:

Nesta tela é possível clicar no botão  para carregar o formulário de envio de arquivo para o edital. O usuário clica no botão Escolher Arquivo para escolher o arquivo a ser enviado e em seguida no botão Enviar Arquivo para salvá-lo, conforme mostra a imagem a seguir:

Aviso

Caso mais de um arquivo seja enviado, o anterior (caso exista) é sobrescrito (removido). Apenas o último arquivo enviado é mantido pelo sistema.

Editais publicados podem ser visualizados na página do docente (parte inferior da página), após o mesmo fazer login no SIGAA e acessar o módulo Portal do Docente:

Submissão de Proposta

O acesso inicial ao formulário de submissão de nova proposta de ação de extensão difere dependendo do tipo de usuário. Para acessar o formulário, usuário Docente, após logar no SIGAA, deverá acessar o módulo Portal do Docente, conforme imagem a seguir:

Em seguida o usuário acessa o menu Extensão e os submenus Ações de Extensão → Submissões de Propostas → Submeter Proposta, de acordo com a imagem a seguir:

Já o usuário Técnico Administrativo, após logar no SIGAA, deverá acessar o módulo extensão e em seguida clicar no link Submeter Propostas da seção Ações de Extensão na aba Ação de Extensão, de acordo com a imagem a seguir:

Para iniciar o processo de submissão de uma nova proposta de ação de extensão, o usuário deverá clicar no botão Submeter Nova Proposta, conforme imagem a seguir. Essa tela também mostra uma lista de propostas em andamento (que ainda não foram submetidas) do usuário logado:

Em seguida o sistema carrega a tela contendo os tipos de ações de extensão disponíveis para cadastro. O usuário clica na ação correspondente para carregar o formulário de submissão da mesma, conforme imagem a seguir:

O módulo de extensão, como mencionado anteriormente, permite trabalhar com 5 tipos diferentes de ações (cursos, eventos, programas, projetos e produtos). Embora diferenciadas, certas ações, como cursos e eventos, possuem formulários de cadastro de proposta relativamente parecidos. Em geral, um formulário de cadastro de nova proposta é intuitivo. O processo de submissão de uma nova proposta (Curso) será descrito a seguir.

Nova proposta (Curso)

O formulário de submissão de nova proposta de curso (assim como o formulário de outras ações de extensão) consiste em vários subformulários que devem ser preenchidos em sequência. As imagens a seguir mostram o primeiro subformulário — 1. Dados gerais da ação:

Os campos são autoexplicativos. Entretanto, é necessário incluir pelo menos um local de realização. O usuário preenche os campos da seção Local de Realização e em seguida clica no botão Adicionar Local de Realização, conforme imagem a seguir:

A seção Formas de Financiamento do Projeto possuem campos do tipo caixa de seleção que se expandem monstrando mais opções ao usuário. Caso o curso esteja vinculado a um edital (financiamento), por exemplo, é possível selecionar o edital de vínculo de acordo com a imagem a seguir:

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

O próximo subformulário contém dados complementares do curso, como modalidade (A Distância, Presencial, ou Semi-Presencial), tipo do curso (Atualização, Capacitação, ou Divulgação), carga horária e previsão do número de vagas oferecidas. Os campos das abas Resumo, Programação, Objetivos Gerais e Resultados Esperados são requeridos.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

O próximo subformulário contém dados a respeito de mini atividades vinculadas ao curso, caso existam. Após preencher os dados da mini atividade, o usuário clica no botão Adicionar Mini Atividade para incluir a mesma.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

Aviso

Caso o usuário selecione o botão de rádio Não (Remove SubAtividades caso clique em avançar) do campo Essa ação de Extensão possui SubAtividade? e clique no botão Avançar, todas as mini atividades cadastradas para esse curso serão removidas.

O próximo subformulário especifica os membros da equipe que irão compor o curso em questão. As abas Docente, Técnico Administrativo, Discente e Participante Externo servem para selecionar o tipo de membro. O botão Adicionar Membro inclui o membro especificado na listagem da seção Membros da Equipe da Ação de Extensão. Por padrão, essa listagem vem preenchida com um membro, no caso, o coordenador da ação especificado anteriormente.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

O próximo subformulário especifica a equipe executora da ação de extensão. É necessário cadastrar um ou mais objetivos para ação e em cada um desses objetivos é possível especificar qual é a atribuição de um ou mais membros da ação definidos anteriormente. É requerido que todos os membros da ação possuam ao menos uma atribuição. Para cadastrar um novo objetivo, o usuário deve clicar no botão Cadastrar Objetivo, conforme imagem a seguir:

O sistema então carrega o formulário de cadastro de objetivo. Cada objetivo pode ter uma ou mais atividades e para cada uma dessas atividades, é possível vincular um ou mais membros. Dessa forma, pode-se cadastrar uma atividade para cada membro separadamente, ou cadastrar uma única atividade em que todos os membros fazem parte. Para adicionar um membro a uma atividade, deve-se selecioná-lo na lista do campo Membro da seção Membros da Atividade (além de especificar sua carga horária), preencher a descrição da atividade e clicar no botão Adicionar Membro. Após especificar a carga horária dos membros que farão parte dessa atividade, o usuário clica no botão Adicionar Atividade para vincular a atividade (e os membros) ao objetivo sendo cadastrado (cujo nome deve ser especificado no campo Objetivos do Projeto). Após especificar todas as atividades do objetivo, o usuário clica no botão Voltar para retornar ao subformulário anterior.

Neste momento, o subformulário da equipe executora exibe os objetivos cadastrados e as atividades vinculadas a cada objetivo (junto com os membros vinculados as mesmas). Se for preciso cadastrar outro objetivo, o usuário clica novamente no botão Cadastrar Objetivo e repete o procedimento descrito anteriormente.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

O próximo subformulário trata do detalhamento do orçamento da ação de extensao, caso exista. O usuário seleciona o tipo da despesa (Diárias, Material de Consumo, Passagens, Pessoa Física, Pessoa Jurídica e Equipamentos), preenche os campos Discriminação, Quantidade e Valor Unitário e clica no botão Adicionar Despesa para incluir a mesma na listagem de despesas da seção Lista de Despesas Cadastradas. Após preencher as despesas da ação (caso existam) o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

O próximo formulário trata da consolidação das despesas informadas anteriormente. Para cada despesa informada, o usuário deve especificar qual a origem do financimento, podendo dividir entre Interno (Proex), Fundação (Fadesp) e Outros (Externo). Após especificar corretamente os valores para cada despesa, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo formulário:

Aviso

O sistema faz a validação do valor máximo a ser disponibilizado pela fundação de acordo com o edital vinculado a proposta, se houver.

O próximo formulário permite anexar arquivos a ação de extensão. Para isso, o usuário clica no botão Anexar Arquivo após fornecer um nome e selecionar o arquivo a ser enviado. O arquivo é então adicionado na listagem da seção Lista de Arquivos anexados com sucesso. A anexação de arquivos não é requerida para uma ação de extensão.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

Aviso

Caso o usuário selecione o botão de rádio Não (Remove arquivos existentes caso clique em avançar) do campo Esta ação de Extensão possui arquivos a serem anexados? e clique no botão Avançar, todos os arquivo anexados para esse curso serão removidos.

O próximo formulário permite anexar fotos a ação de extensão. Para isso, o usuário clica no botão Anexar Foto após fornecer um nome e selecionar a foto a ser enviada. A foto é então adicionada na listagem da seção Lista de fotos da ação de extensão. A anexação de fotos não é requerida para uma ação de extensão.

Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Avançar para acessar o próximo subformulário.

Aviso

Caso o usuário selecione o botão de rádio Não (Remove fotos existentes caso clique em avançar) do campo Esta ação de Extensão possui foto a serem anexadas? e clique no botão Avançar, todas as fotos anexadas para esse curso serão removidas.

O último subformulário contém um resumo completo da ação, contendo todos os dados informados nos subformulários anteriores de forma que o usuário possa fazer uma revisão final, antes de efetivamente submeter a proposta para avaliação por parte da chefia imediata. Caso haja alguma discrepância nos valores informados, o usuário pode retornar aos subformulários anteriores utilizando o botão Voltar e corrigir/alterar os dados de acordo com a necessidade. Após verificar os dados informados, o usuário clica no botão Submeter à Aprovação.

Aviso

Após uma proposta ser submetida a aprovação, ela só poderá ser editada caso o chefe imediato envie de volta a proposta para o coordenador da mesma.

Aprovação da Chefia Imediata

Após a proposta ter sido submetida, a mesma precisa ser aprovada pela chefia imediata do coordenador da ação de extensão.

Nota

A chefia imediata é notificada por email sobre uma nova proposta de ação de extensão que precise de sua aprovação.

O acesso inicial ao formulário de aprovação de nova proposta de ação de extensão difere dependendo do tipo de usuário. Para acessar o formulário, o usuário Docente, após logar no SIGAA e acessar o módulo Portal do Docente, deverá clicar no submenu Chefia → Autorizações → Autorizar Ação de Extensão, conforme imagem a seguir:

Já o usuário Técnico Administrativo, após logar no SIGAA e acessar o módulo extensão, deverá clicar no link Autorizar Ações de Extensão da seção Chefia da aba Ações de Extensão conforme imagem a seguir:

O sistema carrega uma lista de ações de extensão que precisam ser, ou já foram, avaliadas por essa chefia imediata. Para acessar o formulário de avaliação, o usuário clica no botão  Analisar Proposta, de acordo com a imagem a seguir:

O formulário de aprovação de propostas possui 3 campos: Parecer (Validar ou Não Validar), Tipo de Autorização (AD-REFERENDUM, REUNIÃO EXTRA-ORDINÁRIA, REUNIÃO ORDINÁRIA) e a Data da reunião. Após preencher os campos corretamente, o usuário clica no botão Confirmar, conforme imagem a seguir:

Por fim, o sistema carrega uma tela contendo o recibo de autorização da ação:

Aviso

Uma ação que possua integrantes de departamentos diferentes precisa de autorização separada de cada chefia imediata desses departamentos envolvidos. Após todas as chefias manifestarem parecer válido, a ação pode ser analisada por avaliadores extensionistas:

O usuário Docente de uma ação/proposta pode verificar a situação da mesma acessando os menus/submenus Extensão → Ações de Extensão → Gerenciar Ações → Listar Minhas Ações:

O usuário Técnico Administrativo de uma ação/proposta pode verificar a situação da mesma acessando o link Listar Minhas Ações da seção Gerenciar Ações na aba Ações de Extensão:

O sistema carrega uma página contendo ações de extensão com cadastro em andamento, ações que o usuário coordena e ações que o usuário participa. A situação SUBMETIDA é para ações que foram aprovadas pelos departamentos (chefia imediata), mas estão pendentes de análise por avaliadores extensionistas.

Após a ação ter sido aprovada por todas as chefias relacionadas, a mesma precisa ser analisada por avaliadores extensionistas.

Distribuição de propostas para avaliadores extensionistas

O presidente do comitê de extensão é responsável por distribuir propostas de ações para análise de avaliadores extensionistas.

Após logar no SIGAA, o presidente do comitê clica no link Distribuir da seção Avaliações na aba Gestão de Extensão conforme imagem a seguir:

O sistema carrega uma lista de distribuições cadastradas. O usuário clica no botão Selecionar Projetos na distribuição escolhida para avançar para próxima tela:

Em seguida o sistema carrega as propostas de ação de extensão relacionadas com a distribuição selecionada anteriormente. O usuário clica no botão Distribuir para avançar para próxima tela:

Nota

Se a distribuição de avaliação foi vinculada a um edital, apenas propostas vinculadas aquele edital serão listadas nesta tela.

O sistema carrega a tela com todos os avaliadores adhocs disponíveis para avaliação daquela proposta de extensão selecionada. O usuário clica no botão  Incluir Avaliador para adicionar o avaliador selecionado na listagem da seção Lista das Avaliações. Caso queira removr um avaliador dessa listagem, o usuario deverá clicar no botão . Após selecionar os avaliadores desejados, o usuário clica no botão Confirmar Distribuição.

Nota

Para ações vinculadas a um edital, a listagem inclui apenas avaliadores adhocs que não são do mesmo campus do coordenador da ação. Para ações de fluxo contínuo (sem edital) a listagem de avaliadores adhocs inclui apenas avaliadores do mesmo campus que o coordenador da ação. Em ambos os casos, membros dos comitês de extensão são incluidos na listagem.

Nota

A listagem de avaliadores adhocs leva em consideração a correspondência da Área do Conhecimento do avaliador e da proposta de ação de extensão.

Nota

Os avaliadores adhocs selecionados para fazer a análise de uma dada ação de extensão são notificados por email.

Análise de propostas por avaliadores extensionistas

O acesso inicial ao formulário de avaliação de proposta de ação de extensão difere dependendo do tipo de usuário. Para acessar o formulário, usuário Docente, após logar no SIGAA, deverá clicar no submenu Extensao → Comissão de Avaliadores Membro Comitê → Avaliar Propostas conforme imagem a seguir:

Já o usuário Técnico Administrativo, após logar no SIGAA, deverá acessar o módulo extensão e em seguida clicar no link Avaliar da seção Avaliar Propostas de Extensão da aba Ação de Extensao:

O sistema carrega uma lista de avaliações pendentes para o usuário. Para acessar o formulário de avaliação, o usuário deverá clicar no botão  Avaliar da respectiva avaliação, conforme imagem a seguir:

O formulário de avaliação contém várias informações a respeito da ação de extensão submetida, além de ser possível visualizar arquivos e fotos cadastrados junto com a proposta. O questionário (notas) vinculado ao modelo de distribuição deve ser preenchido pelo avaliador. Por fim, o usuário preenche o campo Parecer (obrigatório) descrevendo sua avaliação. Após preencher o questionário e o parecer, o avaliador clica no botão Avaliar Projeto:

Por razões de segurança, o sistema carrega um formulário de confirmação de avaliação de proposta contendo a data de nascimento e senha do usuário logado. Após preencher esses dados, o usuário clica no botão Confirmar Avaliação para finalizar o processo de avaliação:

Avaliação final de propostas de ação de extensão

A avaliação final de propostas é feita pelo Presidente do Comitê de Extensão. Após logar no SIGAA e acessar o módulo extensão, o usuário clica no link Avaliação Final de Propostas (Presidente do Comitê) da seção Avaliar Propostas de Extensão na aba Informações Gerais, conforme imagem a seguir:

O sistema carrega uma página de busca de ações de extensão. O usuário preenche os dados da seção Buscar Ações de Extensão e clica no botão Buscar para carregar ações pendentes de avaliação final pelo Presidente do Comitê. O usuário então clica no botão  Avaliar Ação de Extensão:

O formulário de avaliação final contém todas as informações da proposta de ação de extensão até o momento: dados da ação de extensão, membros da equipe, orçamento detalhado e análises de avaliadores extensionistas. O usuário precisa especificar o número de bolsas aprovadas (se houver) e valores de orçamento concedido pela PROEX (se houver), além da justificativa do seu parecer.

Execução da ação de extensão

Após a proposta de ação de extensão ter sido aprovada pelo Presidente do Comitê, a mesma passa a ser uma ação de extensão de que pode ser executada (iniciada) pelo coordenador. Após logar no SIGAA e acessar sua lista de ações (descrito anteriormente), o usuário poderá iniciar a mesma clicando no botão Executar Ação, conforme imagem a seguir. O botão , quando clicado, torna visível o conteúdo do painel que contem os botões de controle da ação.

O sistema exibe uma página de confirmação contendo dados da ação antes de efetivamente iniciar a execução da mesma. O usuário deverá clicar no botão Executar Ação de Extensão para inicializá-la, conforme imagem a seguir:

Nota

Após a ação ter sido iniciada, a situação da mesma passa para EM EXECUÇÃO.

Gerenciamento de Inscrições

Após a ação ter sido iniciada, o usuário (coordenador) poderá gerenciar inscrições dos interessados na mesma. Após acessar a listagem de suas ações (como descrito anteriormente), o usuário deverá clicar no link Gerenciar Inscrições:

O sistema carrega uma lista de ações de extensão em execução cujo usuário é coordenador e o período de inscrições pode ser aberto. Para configurar o período de inscrições, o usuário deverá clicar no botão  Gerenciar Períodos de Inscrições, conforme imagem a seguir:

Aviso

Caso uma atividade possua Mini Atividades Vinculadas, devem ser abertas inscrições para cada Mini Atividade listada, independente da inscrição da atividade a qual ela pertence.

Em seguida o usuário então deverá clicar no botão Abrir Período de Inscrição:

O sistema carrega o formulário de abertura de um novo período de inscrição. Após preencher os dados corretamente, o usuário clica no botão Abrir Período de Inscrição:

Após o período de inscrição ser aberto, interessados podem se inscrever na atividade: