# Manual do Gestor de Documentos
**SIGED**
**Manual**
**Sumário**
[PARTE I – INSTRUÇÕES GERAIS................................................................................................................................................. 3](#_Toc4776)
[RECOMENDAÇÕES..................................................................................................................................................................... 3](#_Toc4777)
[ACESSANDO O SISTEMA.......................................................................................................................................................... 3](#_Toc4778)
[Perfis............................................................................................................................................................................................ 3](#_Toc4779)
[Solicitando perfil....................................................................................................................................................................... 3](#_Toc4780)
[Acessando o SIGED................................................................................................................................................................. 3](#_Toc4781)
[PARTE II – CADASTROS DE DOCUMENTOS........................................................................................................................... 4](#_Toc4782)
[CADASTRO DE DOCUMENTOS.............................................................................................................................................. 4](#_Toc4783)
[Cadastro de um novo documento........................................................................................................................................... 4](#_Toc4784)
[Atualizando a versão de um documento............................................................................................................................... 5](#_Toc4785)
[Alterando um documento que não utiliza versionamento.................................................................................................. 5](#_Toc4786)
[PARTE III – CADASTROS DO GESTOR...................................................................................................................................... 6](#_Toc4787)
[CADASTROS RESTRITOS.......................................................................................................................................................... 6](#_Toc4788)
[Cadastro de tipo de documento............................................................................................................................................... 6](#_Toc4789)
[Cadastro de uma “pasta raiz”.................................................................................................................................................. 6](#_Toc4790)
[Atribuindo permissão para um usuário em uma pasta específica..................................................................................... 7](#_Toc4791)
# **PARTE I – INSTRUÇÕES GERAIS**
## RECOMENDAÇÕES
• Sempre utilize o navegador Firefox (versão mais atual) para acessar os sistemas do SIG (SIGP, SIPAC, SIGAA, etc);
◦ Se você não possui o Firefox instalado no computador institucional que você utiliza, solicite ao departamento de informática de seu campus ou pólo que ele seja instalado;
◦ Se você não está conseguindo atualizar o seu Firefox, solicite auxílio ao departamento de informática de seu campus ou pólo.
• Nunca salve links diretos para os sistemas do SIG;
◦ Não salve atalhos em Favoritos (*Bookmarks*) ou Área de Trabalho;
◦ Sempre acesse os sistemas do SIG através do portal do IFPA (http://www.ifpa.edu.br).
• Autentique-se com login e senha de rede (os mesmos que você utiliza para acessar o seu e-mail institucional).
## ACESSANDO O SISTEMA
### Perfis
• **SIGED - CADASTRADOR DE DOCUMENTOS**: Permite ao usuário cadastrar documentos em uma pasta específica (que deve ser definida pelo gestor).
• **SIGED – GESTOR**: Permite que o usuário a utilizar todas as funcionalidades do SIGED.
### Solicitando perfil
• A solicitação de perfil deve ser enviada para a equipe de suporte informando:
◦ Quem serão os servidores (titular e suplente) que irão receber o perfil?
◦ Quais os tipos de documentos que eles poderão cadastrar?
◦ Quais serão as pastas nas quais eles poderão cadastrar documentos?
• Esta solicitação deve ser enviada com a cópia da portaria de designação (FG e/ou CD) ou autorização formal da Pró-reitoria ou Diretoria à qual o usuário está subordinado;
### Acessando o SIGED
• Acesse a tela de autenticação de qualquer sistema que compõe o SIG através do portal do IFPA, na sessão
“Painel do Servidor”;
• Depois clique em “Entrar no Sistema” (no canto superior direito);
• Clique no item “SIGED” (no lado direito da tela);
• Informe seu usuário e senhas (os mesmos do e-mail institucional) e clique em “Entrar”.
[](https://base.ifpa.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/vPE3heHY47C9m9LE-image.png)
# **PARTE II – CADASTROS DE DOCUMENTOS**
## CADASTRO DE DOCUMENTOS
No módulo podem ser cadastrados documentos que podem ou não ser versionados.
### Cadastro de um novo documento
• No menu “Documentos”, opção “Cadastrar”.
• Também acessível no menu “Documentos”, opção “Listar” e clicando em “Cadastar Novo Documento”. ◦ Informe o tipo de documento e clique no botão “Continuar >>”;
◦ Na tela seguinte, clique no botão “Adicionar” e escolha o arquivo desejado em seu computador;
◦ Informe o “Rótulo de Documento” (seguindo os padrões institucionais), descritores, palavras-chave e localização física;
◦ Informe se este documento utiliza versionamento (ou seja, se é um documento que poderá ser revisado no futuro e que faz-se necessário manter um histórico de mudanças);
◦ Clique no botão “Continuar >>”;
◦ Na tela seguinte, selecione a pasta para armazenamento;
▪ Caso deseje criar uma nova pasta, selecione uma pasta já existente, clique no botão “Nova Pasta”, informe nome e rótulo da pasta (seguindo os padrões institucionais) e clique em “Cadastrar”. ▪ Selecione a nova pasta que foi criada; ◦ Clique no botão “Cadastrar”.
[](https://base.ifpa.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/gywibAgSCz8Tj9av-image.png)
### Atualizando a versão de um documento
• No menu “Documentos”, opção “Listar”.
◦ Selecione a pasta que contém o documento desejado e clique no botão “Buscar”;
◦ Na listagem, identifique o documento desejado e clique no ícone “Adicionar Nova Versão” da linha correspondente;
◦ Na tela seguinte, clique em “Apagar todos”, depois clique no botão “Adicionar” e escolha o arquivo desejado em seu computador;
◦ Informe o novo “Rótulo de Documento” (seguindo os padrões institucionais), descritores, palavras-chave e localização física;
◦ Clique no botão “Cadastrar Nova Versão”.
[](https://base.ifpa.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/8aaEfQvL72d30Dtg-image.png)
### Alterando um documento que não utiliza versionamento
Este procedimento é semelhante ao de atualização de documento que utiliza versionamento com exceção que alguns botões mudam de nomes.
• No menu “Documentos”, opção “Listar”.
◦ Selecione a pasta que contém o documento desejado e clique no botão “Buscar”;
◦ Na listagem, identifique o documento desejado e clique no ícone “Alterar” da linha correspondente;
◦ Na tela seguinte, clique em “Remover arquivo”, depois clique no botão “Adicionar” e escolha o arquivo desejado em seu computador;
◦ Informe o novo “Rótulo de Documento” (seguindo os padrões institucionais), descritores, palavras-chave e localização física;
◦ Clique no botão “Continuar >>”;
◦ Na tela seguinte, selecione a pasta para armazenamento (se esta pasta for diferente daquela que foi selecionada quando o arquivo foi criado, então o arquivo será movido de pasta); ◦ Clique no botão “Cadastrar”.
# **PARTE III – CADASTROS DO GESTOR**
## CADASTROS RESTRITOS
**As funcionalidades desta sessão são permitidas apenas para os usuários que possuem o papel de Gestor.**
### Cadastro de tipo de documento
No caso de um tipo de documento não ser previsto pelo SIGED, o gestor pode cadastra-lo.
• No menu “Administração”, item “Cadastros”, opção “Tipos de Documento”.
◦ Clique em “Cadastrar Novo Tipo de Documento”; ◦ Informe os dados do tipo de documento; ◦ Cique no botão “Cadastrar”.
[](https://base.ifpa.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/m4ojn51LbVGGaXTT-image.png)
### Cadastro de uma “pasta raiz”
Pastas raízes (ou seja, pastas que não estão contidas em nenhuma outra pasta) só podem ser cadastradas pelo gestor.
• No menu “Administração”, item “Cadastros”, opção “Pastas de Documentos”.
◦ Clique em “Cadastrar Nova Pasta”;
◦ Informe nome e rótulo da pasta (seguindo os padrões institucionais) e selecione a opção “Nenhuma” como sendo a “Pasta pai”;
◦ Clique no botão “Cadastrar”.
[](https://base.ifpa.edu.br/uploads/images/gallery/2023-06/4a7ExkRNQKmUHjkl-image.png)
### Atribuindo permissão para um usuário em uma pasta específica
• No menu “Administração”, opção “Permissões”.
◦ Selecione “Permissão para um usuário” e clique no botão “Continuar >>”;
◦ Informe o usuário;
◦ Para cada tipo de documento que o usuário poderá manipular:
▪ Selecione o “Tipo de Documento”; ▪ Marque as opções de “Leitura” e “Escrita”; ▪ Clique no botão “Adicionar”.
◦ Para cada pasta que ele terá acesso:
▪ Selecione a “Pasta”;
▪ Marque as opções de “Leitura” e “Escrita”; ▪ Clique no botão “Adicionar”.
◦ Clique no botão “Confirmar”.
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