Contratos - Manual da PROAD/DA Módulo de Contratos                 SIPAC Manual do Gestor                         PARTE I – INSTRUÇÕESES GERAIS RECOMENDAÇÕES · Sempre utilize o navegador Firefox (versão mais atual) para acessar os sistemas do SIG (SIGP, SIPAC, SIGAA, etc); o Se você não possui o Firefox instalado no computador institucional que você utiliza, solicite ao departamento de informática de seu campus ou pólo que ele seja instalado; o Se você não está conseguindo atualizar o seu Firefox, solicite auxílio ao departamento de informática de seu campus ou PÓLO. · Nunca salve links diretos para os sistemas do SIG; o Não salve atalhos em Favoritos ( Bookmarks ) ou Área de Trabalho; o Sempre acesse os sistemas do SIG através do portal do IFPA ( http://www.ifpa.edu.br ). · Autentique-se com login e senha de rede (são os mesmos que você utiliza para acessar o seu e-mail institucional). PERFIS DE ACESSO (GRUPOS DE PAPÉIS) · CONTRATOS - GESTOR: A utilização de todas as funcionalidades do módulo para todas as UGs. ACESSANDO O MÓDULO "CONTRATOS" Acesse o SIPAC · Acesse o portal do IFPA, clique em SIPAC (no menu da direita) · Clique em Entrar no Sistema (no canto superior direito) ·         Informe seu usuário e senhas (os mesmos do e-mail institucional); ·   Clique em Entrar. Acesse o módulo · Clique em Módulos”(no canto superior direito); · Clique em Contratos. OBS.: No SIPAC apenas constarão dados apartir do ano orçamentário de 2013. Sendo assim, não será possível vincular contratos a empenhos referentes a 2012 ou anos anteriores. PARTE II - GESTÃO DE CONTRATOS TIPOS E SUBTIPOS DE CONTRATOS Faz-se necessário classificar os contratos no SIPAC para um dos seguintes tipos: · Despesa: Estes contratos são utilizados pela organização quando as unidades beneficiadas são definidas previamente quanto ao recebimento dos recursos. o Exemplo: PRESTAÇÃO DE SERVIÇOSDE SEGURO COM COBERTURA CONTRA ROUBO, RAIO, INCÊNDIO, EXPLOSÃO, DANOS ELÉTRICOS E ELETRÔNICOS, COM VISTAS A COBRIR DANOS MATERIAIS EXISTENTES NA UNIDADE X E NA Y . · Auto-incremento: Este tipo de contrato é utilizado quando diversas unidades forem beneficiadas de forma comum, ou seja, qualquer unidade da instituição poderá usufruir deste tipo de contrato. As unidades beneficiadas serão definidas com a Nota Fiscal. o Exemplo de um objeto contratual deste tipo de contrato: PRESTAÇÃO DOS SERVIÇOS DE CONTROLE DA VETORES E PRAGAS URBANAS NOS DIVERSOS SETORES DA INSTITUIÇÃO . · Receita: São contratos que, ao invés de gerar despesas para a Administração, trazem direta ou indiretamente, receitas. Diretamente, porque, luz do previsto no art. 18 da Lei n” 8.987/95, podem obrigar o particular ao pagamento de um ônus (preço público pela outorga). Indiretamente, porque aliviam a Administração da obrigação de fazer os investimentos necessários disponibilização, operação e ampliação do servi o concedido ou permitido, trazendo receitas na medida em que alivia encargos de investimentos. · Acadêmico : contratos estabelecidos entre a instituição e a FUNPEC para apoio execução de programas ou projetos de ensino, pesquisa, extensão e desenvolvimento institucional, científico e tecnológico. Estes podem ser de quatro tipos, segundo as fontes de recursos Cadastrando contratos OBS.: Este procedimento possui várias etapas e a informação é salva após a última etapa. · Na aba “Geral”, opção “Contrato > Cadastrar/Editar Contrato” escolha uma das opções: Acadêmico, Auto-incremento, Despesa ou Receita. o Informe o Tipo de Contrato, Contratado, Licitação, Protocolo e clique em “Continuar >>”; o Na tela seguinte, é possível informar os Empenhos (no módulo de Orçamento) que estão vinculados ao contrato; o Informe o Número, Ano e Unidade do empenho e clique em “Inserir”; o Repita o procedimento para cada empenho que deseja vincular a este contrato;          o Após vincular todos os empenhos, clique em “Continuar >>”; o Na tela seguinte, revise os dados; o Informe: o Sub-tipo do contrato, se o mesmo precisa de atesto, se permite acréscimo, etc; o Informe os dados do representante do Contratado; o Clique em “Continuar >>”; o Na tela seguinte, é possível informar as categorias de Gasto de Despesa para este contrato. Estas deverão ser informadas para contratos que exigem um maior detalhamento financeiro dos pagamentos (Ex.: quando faz-se necessário descriminar quanto foi pago em cada tipo de despesa, não apenas no montante); §   Informe a Denominação e clique em “Inserir”; §   Repita o procedimento para cada categoria de despesa; o Após definir todas as categorias de despesa, clique em “Continuar >>”;   o Na tela seguinte, é possível informar as unidades que serão beneficiadas por este contrato. Estas deverão ser detalhadas; ( OBS.: Mesmo que o contrato abranja apenas a unidade que fez a contratação, esta deverá ser detalhada ) §   Clique em “Inserir Unidade Beneficiada”; §   Informe a unidade; §   Opcionalmente, no caso do subtipo Serviços de Limpeza, informe os dados de metragem da Área a ser atendida (Estes dados poderão ser usadas pelo fiscal do contrato para verificar se o servi o está sendo totalmente atendido); §   Informe o valor destinado para gastos com esta unidade ( OBS.: A soma dos valores de cada unidade não pode ultrapassar o valor total do contrato ); §   Clique em "Inserir"; §   Repita o procedimento para cada unidade abrangida pelo contrato; o Clique em "Continuar >>"; o Na tela seguinte será apresentado um resumo de tudo que foi editado; o Clique em "Confirmar"; o Verifique se é exibida a mensagem "Contrato atualizado com sucesso".   Anexando arquivos digitalizados ao contrato É possível anexar versões digitalizadas de documentos (contrato, minuta, aditivos, termo aditivo, etc) ao contrato cadastrado no SIPAC. Se isso for feito, será possível consultar o teor destes documentos sem a necessidade de procurar a versão física do documento. · Na aba “Geral”, “opção Contrato > Arquivos > Anexar Arquivos ao Contrato”. o Informar o Número, Ano e Tipo do contrato desejado; o Clicar em “Buscar”; o Na tela seguinte será exibido um resumo do contrato cadastrado e será possível anexar documentos digitalizados ao contrato; §   Informe o Tipo de Anexo; §   Selecione o arquivo desejado que está em uma pasta do seu computador; §   Clique em Anexar; §   Repita o procedimento para cada arquivo que deseja anexar ao contrato; NOTAS FISCAIS E PROCESSO DE PAGAMENTO Durante a vigência do contrato uma ou mais notas fiscais podem ser atribuídas ao contrato, estas são necessárias para gerar o termo de solicitação processo de pagamento que será anexada a um processo no IFPA.   OBS.: O processo já precisa estar protocolado e em tramitação nas unidades. Cadastrando notas fiscais para um contrato OBS.: Este procedimento possui várias etapas e a informação só é salva após a última etapa. · Na aba “Pagamento” opção “Nota Fiscal > Adicionar Nota Fiscal”. o Identifique o contrato desejado na lista apresentada e clique no botão “Selecionar Contrato” da linha correspondente; §   É possível efetuar uma busca por um contrato específico se houverem muitos contratos em vigência; o Na tela seguinte, informar o Tipo de Nota, Série, Número, Valor da Nota, Data de Emissão; o Se disponível, informar Data de Atesto e anexar documento digitalizado da nota fiscal; o Caso 1: Nota Fiscal referente a um mês específico: §   Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor total destinado para a unidade beneficiada; · Ex.1: R$ 15.000,00 referentes ao servi o na REITORIA durante o mês de MAR˙O de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes a categoria de despesa EQUIPAMENTOS e R$ 10.000,00 foram referentes a categoria de despesa PRODUTOS; o Caso 2: Nota Fiscal referente a vários meses: § Informe o valor detalhado da nota fiscal por unidade beneficiada, informe o valor por mês e por categoria de despesa. Sendo que: a soma das categorias de despesas deve ser igual ao valor por mês e a soma dos valores por mês deve ser igual ao valor destinado para a unidade beneficiada;   §   Depois clique no botão “+”. Adicionar;   §   Repita o procedimento para cada mês a ser detalhado;                 · Ex.2: R$ 10.000,00 referentes ao servi o no CAMPUS ANANINDEUA durante os                            meses de FEVEREIRO e MAR˙O de 2014. Sendo que R$ 5.000,00 foram referentes                       ao mês de FEVEREIRO e R$ 5.000,00 ao mês de MAR˙O. Sendo que R$ 2.000,00                       foram referentes a categoria de despesa EQUIPAMENTOS e R$ 3.000,00 foram                       referentes a categoria de despesa PRODUTOS; Clique em Inserir "Unidade Beneficiada"; Repita o procedimento para cada valor referente a cada unidade a ser detalhada; Clique em "Inserir Nota"; Repita o procedimento para cada nota fiscal que deseja cadastrar para este contrato; o Clique no botão “Continuar >> “; o Na tela seguinte, será exibido um resumo dos valores do contrato por unidade e o saldo que ficará restante, bem como a síntese as notas fiscais informadas; o Clique no botão "Confirmar"; o Verifique a mensagem “Operação realizada com sucesso! ” Cadastrando processo de pagamento Cada processo de pagamento é composto por uma ou mais notas fiscais. Sendo assim, é impossível registrar processo de pagamentos antes de cadastrar as notas fiscais no SIPAC. · Na aba “Pagamento”, opção “Processos de Pagamento > Cadastrar Processo de Pagamento”. o Efetue uma busca por notas fiscais utilizando qualquer um dos parmetros do formulários e clicando em Consultar; §   Ex.: consulta, por número e tipo do contrato; o Na lista de notas fiscais serão exibidas as notas referentes a esta consulta; o Clique no ícone “Selecionar” da nota que deve compor o processo de pagamento; §   Caso mais de uma nota seja necessária, repita o procedimento para cada nota fiscal desejada; §   Cada nota selecionada irá ficar na cor vermelha; o Após selecionar todas as notas desejadas, clique em Continuar >>; o Na tela seguinte, informe o número do protocolo que o processo de pagamento irá ser anexado; §   Opcionalmente é possível colocar observações que irão compor o documento final gerado pelo SIPAC; Clique em Continuar >>;   o Na tela seguinte, verifique se as informações estão corretas e clique em “Confirmar”; o   Na tela seguinte, clique em “Imprimir Despacho para Pagamento”; o Na tela seguinte, será apresentado o documento a ser impresso; o Clique em Imprimir ou utilize a tecla de atalho "Ctrl + P"; o Anexe o documento impresso ao processo e prossiga com a tramitação do processo.   ALTERAÇÃO, REVISÃO E ENCERRAMENTO Aditivar A aditivação do contrato permite acrescentar ou reduzir valor e datas de vigências do contrato. · Na aba “Alteração Contratual”, opção “Alterações > Aditivar”. o Informar o número e ano do contrato;        o Clicar em “Buscar Contrato” ;        o Definir se o aditivo é de repactuação ou não;        o Informar o objeto do termo;        o Opcionalmente, informar número do processo do termo, valor e vigência do termo;        o Informar data do termo e tipo de aditivo;        o Informar distribuição de valores proporcionalmente entre as unidades beneficiadas: §   Caso 1: Sim (Proporcional): · O sistema irá fazer o cálculo dividindo o valor total do termo igualmente entre as unidades beneficiadas;   §   Caso 2: Não (Não Proporcional): · Será necessário que o usuário especifique manualmente o valor de cada unidade afetada pelo termo; o Na tela seguinte, revisar os valores e clicar em "Confirmar"; o Verificar a mensagem de sucesso;   Apostilar O apostilamento permite modificar o valor do contrato mantendo inalterada a vigência.       Na aba “Alteração Contratual” opção “Alterações > Apostilar”.   o Informar o número e ano do contrato; o Clicar em “Buscar Contrato” o Definir se o aditivo é de repactuação ou não; o Informar data do termo; o Definir a distribuição de valores entre as unidades beneficiadas assim como é feito no processo de aditivação; Clicar em "Continuar >>";   o Na tela seguinte, revisar os valores e clicar em “Confirmar”; o Verificar a mensagem de sucesso.   Encerrar Contratos fora do per odo de vigência que não tenham sido prorrogados por termos aditivos devem ser finalizados.       Na aba “Geral”, opção “Contratos > Outros > Finalizar Contrato”.                   o    Informar o número e ano do contrato; o Clicar em “Buscar Contrato”; o Na tela seguinte, revisar os dados e clicar em “Finalizar”; o Verificar a mensagem de sucesso.   CONTROLE DETALHADO DE CONTRATOS DE MˆO DE OBRA E LIMPEZA Para facilitar a atividade do fiscal de contratos, é recomendado o detalhamento de contratos dos sub-tipos “Locação de Mão de Obra e Servi o de Limpeza. Desta maneira, o fiscal terá informações no sistema de o quanto foi contratado para poder comparar com o quanto foi entregue pela empresa contratada. Cadastrar cargos Define os cargos de mão-de-obra que podem ser contratadas. · Na aba “Geral”, opção “Locação de Mão de Obra > Cadastrar Cargos”. Definir mão de obra contratada Especifica a mão de obra contratada com um fornecedor para um determinado contrato. · Na aba “Geral”, opção Locação de Mão de Obra > Definir Mão de Obra Contratada”. Detalhar mão de obra por unidade Distribui a mão de obra contratada entre as diversas unidades do instituto. Na aba “Geral”, opção “Locação de Mão de Obra > Detalhar Mão de Obra por Unidade”. Definindo dados de serviços de limpeza Especifica a metragem das Áreas a serem limpas e o valor por m 2 para um determinado contrato. · Na aba “Geral”, opção “Serviços de Limpeza > Dados de Serviços de Limpeza”. Editar áreas das unidades beneficiadas Define a área (em m 2 ) de cada unidade a ser atendida pelo contrato Na aba “Geral”, opção “Serviços de Limpeza >Editar Áreas das Unidades Beneficiadas”. PARTE IV - FISCALIZAÇÃO DE CONTRATOS VERIFICAÇÃO DE CONDIÇÕES CONTRATUAIS Antes de cadastrar o processo de pagamento faz-se necessário verificar se os produtos e serviços foram entregues e/ou realizados de acordo com os termos contratados. Para isso, um contrato pode possuir um ou mais fiscais que possuem a tarefa de supervisionar e cadastrar qualquer ocorrência (tanto positiva, quanto negativa) do serviço prestado. Associando fiscal a um contrato       Na aba “Geral”, opção “Associações > Associar Fiscais ao Contrato “ o Informar o número e ano do contrato; o Clicar em “Buscar Contrato”; o Na tela seguinte, revisar os dados do contrato; o   Informar: §   Tipo do Fiscal; §   Nome do servidor; §   E-mail de notificação (não obrigatoriamente precisa ser o mesmo do servidor, pode ser o e-mail do setor); §   Portaria de designação; §     Unidade fiscalizada; §     Vigência da fiscalização. o Clicar em "Inserir"; o Verificar a mensagem de sucesso; o Repetir o procedimento para cada fiscal a ser designado ou unidade a ser fiscalizada.   PARTE V - CONSULTAS E RELATÓRIOS ANALISANDO CONTRATOS Diversos relatórios já estão disponíveis para auxiliar a gerência dos contratos através do SIPAC. Contratos a vencer nos próximos 60 dias Exibe a listagem de contratos que irão vencer nos próximos 60 dias. OBS.: Este valor pode ser alterado de acordo com interesse da PROAD. · Na aba “Geral”, opção “Contrato > Contratos A Vencer”. Contratos a vencer até uma data específica Exibe a listagem de contratos que irão vencer até a data informada. · Na aba “Consultas/Relatórios” ,opção “Gerais > Contratos a Vencer”. Contratos a que beneficiam a unidade Exibe a listagem de contratos que pertencem a unidade e/ou que beneficiam a unidade.             Na aba Consultas/Relatórios, opção Gerais > Contratos da Unidade. Movimentações realizadas no contrato (Aditivos, Apostilamentos, etc) Exibe histórico de todas as alterações contratuais realizadas. · Na aba “Consultas/Relatórios” opção “Movimentações > Movimentações Realizadas no Contrato”. Gastos por categoria de despesa Discrimina todas os valores cadastrados nas notas fiscais do contrato por categoria. · Na aba Consultas/Relatórios, opção “Pagamento > Gastos de Contrato por Categoria de despesa”; Balancete Exibe o balancete dos contratos em vigência. · Na aba Consultas/Relatórios, opção Gerais > Balancete dos Contratos. Fiscais por contrato Exibe a listagem de contratos e fiscais (ativos e inativos) já designados.       Na aba “Consultas/Relatórios”, opção “Fiscaliza ção > Fiscais do Contrato”.